Ini Dia Contoh Purchase Order Beserta Cara Membuatnya

Bagi kamu yang telah lama berkutat dalam dunia jual beli, istilah purchase order mungkin sudah tidak asing lagi di telinga para pelaku bisnis. Namun, bagi kalangan orang awam, mungkin masih banyak yang belum mengerti tentang pengertian, cara membuat, dan contoh purchase order dalam dunia bisnis.

Ini Dia Contoh Purchase Order Beserta Cara Membuatnya
Cara Membuat Purchase Order (foto ilustrasi)

Sumber: #LokalSupportLokal

Bagi kamu yang telah lama berkutat dalam dunia jual beli, istilah purchase order mungkin sudah tidak asing lagi di telinga para pelaku bisnis. Namun, bagi kalangan orang awam, mungkin masih banyak yang belum mengerti tentang pengertian, cara membuat, dan contoh purchase order dalam dunia bisnis.

Melalui artikel ini, kamu akan segera mengetahui sekilas tentang dokumen purchase order beserta contoh dan cara pembuatannya. Untuk lebih jelasnya, jangan lupa untuk simak ulasan dalam artikel ini sampai tuntas.


Persiapan dalam Pembuatan Purchase Order 

Purchase Order merupakan salah satu jenis dokumen penting dalam menunjang keberlangsungan usaha atau bisnis. Untuk itu, pembuatan contoh purchase order tidak boleh dilakukan secara sembarangan dan perlu memenuhi aspek-aspek penting dalam standar penyusunan PO.

Adapun beberapa persiapan yang perlu kamu pahami sebelum menyusun surat Pesanan Pembelian antara lain:

1. Alur dalam Pembuatan Purchase Order

Secara umum, alur dalam pembuatan Pesanan Pembelian atau Purchase Order antara lain :

  • Pihak pembeli membuat dokumen PO kemudian dikirimkan kepada pihak supplier
  • Setelah itu, pihak supplier melakukan pengecekan atau pemeriksaan dokumen PO dari pihak pembeli atau pembuat PO
  • Jika supplier dapat memenuhi permintaan pemenuhan barang dari pembuat PO, pihak supplier akan menyetujui dokumen PO tersebut
  • Setelah mendapat persetujuan, pihak supplier akan langsung membuat faktur pembelian (invoice) dan mengirimkannya kepada pihak pembeli

2. Unsur dalam Dokumen Purchase Order

Sebelum masuk ke proses pembuatan purchase order contoh, kamu perlu memahami unsur atau aspek-aspek dalam penyusunan dokumen PO yakni sebagai berikut :

  • Nama barang maupun mereknya
  • Jumlah produk yang ingin pembeli pesan
  • Harga setiap unit produk
  • Harga total pemesanan produk (harga per unit × jumlah produk yang dipesan)
  • Informasi detail tentang pihak pembeli (profil perusahaan atau profil diri pembeli)
  • PPN atau Pajak Pertambahan Nilai
  • Nomor PO
  • Waktu atau tanggal pemesanan
  • Tanggal tenggat pembayaran
  • Kolom otorisasi
  • Detail produk dan ketentuan tambahan lainnya

Tujuan dari mencantumkan informasi pemesanan secara terperinci adalah untuk meminimalisir adanya kemungkinan kendala yang terjadi dalam proses pengadaan barang nanti.

Semakin detail isi dokumen PO kamu, semakin cepat pula produk pesananmu akan diproses oleh pihak supplier.

3. Garis Besar dalam Penyusunan Dokumen Purchase Order

Setelah memahami aspek dalam contoh purchase order, kamu juga perlu memperhatikan beberapa hal penting dalam penyusunan Pesanan Pembelian yakni:

  • Untuk pihak pembeli (pemesan), cantumkan informasi profil perusahaan secara terperinci di dalam dokumen PO
  • Cantumkan pula detail produk yang kamu pesan seperti merek, jumlah, kondisi produk secara spesifik, dan lain sebagainya
  • Berikan informasi produsen atau supplier yang dituju secara jelas
  • Jika perlu, cantumkan pula jenis media atau platform yang akan kamu gunakan sebagai tempat iklan penawaran produk
  • Untuk memudahkan pelayanan, buatlah daftar pesanan pembelian dalam bentuk tabel
  • Cantumkan informasi tentang cara pengiriman pesanan, metode pembayaran pesanan, dan waktu pengiriman barang sesuai keinginan kamu
  • Sertakan nomor identifikasi PO. Tujuannya adalah untuk mempermudah proses penelusuran barang jika sewaktu-waktu terjadi suatu permasalahan dalam proses pengiriman
  • Dalam setiap pembuatan dokumen PO, tuliskan nomor PO secara berurutan sesuai dengan waktu pembuatannya

Cara Membuat Purchase Order

Setelah kamu memahami aspek-aspek persiapan dalam pembuatan dokumen PO, kini saatnya untuk mengetahui cara membuat Purchase Order sebagaimana penjelasan berikut ini.

1. Menggunakan Microsoft Office Word atau Excel

Cara membuat contoh purchase order yang pertama adalah dengan bantuan aplikasi Microsoft Office Word maupun Excel. 

Meski menggunakan aplikasi yang sama, step-step pembuatan dokumen PO bisa jadi sangat beragam tergantung format dan acuan purchase order contoh yang kamu gunakan.

Langkah pertama yang perlu kamu lakukan dalam pembuatan dokumen PO adalah memahami unsur-unsur penting dalam sebuah dokumen Pesanan Pembelian. Setelah itu, kamu bisa mengikuti step-step penyusunan purchase order di bawah ini:

  • Buka aplikasi Microsoft Office (Word atau Excel). Kamu juga bisa menggunakan versi ‘Word dan Excel’ online yakni Google Docs dan Google Spreadsheet
  • Setelah muncul dokumen baru, kamu bisa mulai dengan membuat judul dokumen dengan mengetikkan “Purchase Order” atau “Pesanan Pembelian”, kemudian tekan Enter dan ketik “Nomor Identifikasi” PO dan alamat perusahaan pembuat PO.
  • Setelah itu,  masukkan juga informasi tentang nama perusahaan supplier yang kamu tuju beserta alamat lengkap dan nomor teleponnya. Untuk posisinya, silakan sesuaikan dengan acuan contoh purchase order yang kamu gunakan
  • Jika sudah, silakan tekan Enter lalu buatlah tabel baru di bagian bawah profil pembuat PO dan profil pihak supplier. Untuk jumlah baris dan kolom tabelnya silakan kamu sesuaikan dengan kebutuhan pemesanan barang masing-masing
  • Langkah berikutnya, isi tabel dengan informasi barang yang akan dipesan mulai dari nama barang, merek, kuantitas produk, harga, kode produk, total pembayaran, dan lain sebagainya
  • Kemudian, berikan informasi lengkap terkait cara pengiriman beserta metode pembayarannya di bagian bawah dokumen Pesanan Pembelian

Sejatinya, tidak ada format baku dalam melakukan langkah-langkah pembuatan dokumen PO secara manual. Kamu bisa mengacu pada purchase order contoh yang diinginkan sebagai ‘panduan’ dalam pembuatan dokumen PO secara tepat.

Hal terpenting yang perlu kamu patuhi dalam pembuatan dokumen PO adalah harus memuat informasi pemesanan secara jelas, detail, dan lengkap.

Untuk lebih jelasnya, kamu bisa menonton video tutorial membuat purchase order di Ms. Word dan cara membuat dokumen PO di Ms. Excel.

2. Menggunakan Bantuan Software atau Tools Online Lainnya

Selain menggunakan aplikasi Microsoft Office, kamu juga bisa menggunakan bantuan software accounting maupun tools online yang disediakan oleh berbagai pihak penyedia atau provider terkait.

Dengan bantuan tools tersebut, kamu bisa membuat dokumen PO secara mudah, cepat, praktis, dan fleksibel.

Sejatinya, setiap layanan tools memiliki tatacara pembuatan dokumen purchase ordernya masing-masing. Namun, step-step pembuatan PO secara garis besar antara lain :

  • Melakukan pendaftaran akun
  • Masuk atau login menggunakan username dan kata sandi yang sudah terdaftar
  • Setelah itu, masuk ke menu ‘pemesanan’ atau ‘pembelian’ kemudian klik tombol ‘buat purchase order baru’
  • Selanjutnya, kamu akan melihat laman yang berisi purchase form pada layar perangkat. Isi bagian kolom kosong yang tersedia dengan informasi terkait pemesanan barang yang diinginkan secara lengkap, detail, dan jelas.
  • Ketika pengisiannya purchase form sudah selesai, klik tombol ‘simpan dan setujui’
  • Jika purchase order kamu sudah mendapat status ‘confirm’ dari pihak supplier, kamu sudah bisa mulai membuat purchase invoice-nya

Setiap provider menetapkan navigasi dan cara pembuatan dokumen Pesanan Pembelian secara beragam. Untuk lebih mudahnya, silakan cari tahu informasi tentang pembuatan contoh purchase order yang tepat sesuai dengan jenis layanan tools yang kamu gunakan.

Contoh Purchase Order 

Masih bingung dengan bentuk dan cara membuat dokumen Pesanan Pembelian?  Agar lebih paham, kamu perlu melihat purchase order contoh berikut ini sebagai acuan dalam pembuatan dokumen PO kedepannya.

1. Purchase Order dalam Bahasa Indonesia

Adapun contoh purchase order dalam bahasa Indonesia sebagaimana tersaji dalam gambar berikut ini

Contoh Purchase Order Bahasa Indonesia
(sumber gambar: jurnal.id)

Dalam purchase order contoh di atas, bisa kamu lihat bahwa di dalam dokumen tersebut telah memuat berbagai jenis informasi tentang:

  • Nomor PO
  • Informasi vendor (supplier) secara lengkap, meliputi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan contact person
  • Informasi pelanggan (pihak pembeli) secara lengkap
  • Deretan informasi produk secara lengkap, meliputi nama produk, jumlah, harga satuan, dan harga total
  • Catatan tambahan yang berisi informasi tentang tenggat waktu pembayaran

2. Purchase Order dalam Bahasa Inggris

Selanjutnya, contoh purchase order dalam bahasa Inggris dapat kamu simak dalam sajian gambar di bawah ini

Contoh Purchase Order Bahasa Inggris
(sumber gambar: paulipu.com)

Berdasarkan gambar purchase order contoh di atas, bisa kamu lihat bahwa di dalam dokumen tersebut telah memuat berbagai jenis informasi tentang:

  • Informasi lengkap tentang profil perusahaan pihak pembeli
  • Informasi tentang profil perusahaan supplier secara lengkap
  • Deretan informasi produk secara lengkap, meliputi nama produk, kode produk, jumlah pemesanan, harga satuan, dan harga total (harga satuan dikali jumlah barang)

Siap Menerapkan Contoh Purchase Order Diatas?

Pembuatan dokumen Pesanan Pembelian sebenarnya memang tidak bersifat wajib. Beberapa perusahaan juga ada yang tidak mengajukan purchase order saat melakukan kegiatan procurement atau pengadaan barang.

Meski tidak wajib, kehadiran contoh purchase order terbilang sangat penting dan dapat memudahkan proses pemesanan produk agar berjalan lebih efektif. Jadi sebaiknya, setiap pelaku bisnis perlu membuat dokumen Pesanan Pembelian sebelum melakukan pemesanan barang kepada pihak supplier.